Smart Working – gestirlo in modo efficace e sicuro

“Smart working” tema caldo del momento

Smart Working! Smart Working! Smart Working!

In questo periodo se ne parla molto. Insieme e a causa del corona virus è diventato un tema ricorrente delle notizie quotidiane, un trend topic di molti ambienti di comunicazione. Ma per molti è ancora un oggetto del mistero o una “soluzione” a prima vista inapplicabile.

Ma cosa significa veramente Smart Working?

Lavorare da casa! Questo è quanto comunemente viene inteso con la definizione di “Smart Working”. In realtà è qualcosa di molto più articolato e stimolante. Organizzare l’attività aziendale su nuovi schemi, non più legati al lavoro alla scrivania, in ufficio, con un orario definito, con dei compiti definiti e “scolpiti” sopra la tastiera. Gestire il lavoro stimolando la creatività e la partecipazione della persona, combinando il tempo di lavoro con il tempo di vita privata. Organizzare il lavoro riducendo il “pellegrinaggio” fisso verso un ufficio dove svolgere le stesse cose che potrei fare anche a casa o in un altro ambiente più vicino a dove vivo, dove ho la famiglia o i miei interessi.

Questo, e non solo questo, è “smart working”.

Serve un’organizzazione particolare per attivarlo in azienda?

Sì! Ma è meno complicato di quanto possa sembrare. Ovviamente dipende dalla dimensione dell’azienda, dal tipo di attività svolta e  dall’organizzazione del lavoro adottata. Ci sono anche degli adempimenti “contrattuali”, rispetto al personale dipendente, necessari e opportuni. In questo periodo, con l’emergenza del virus in corso, vengono semplificati anche gli iter formali.

Bisogna adottare soluzioni particolari per attivarlo?

Naturalmente vi sono dei requisiti minimi indispensabili dato che, di norma, lo smart working prevede lo svolgimento del proprio lavoro “a distanza”. Quindi se è necessario accedere ad un “sistema informativo” per svolgere le attività, è necessario che questo sia accedibile dall’esterno dell’azienda. Se si adottano già soluzioni di gestione dati accessibili dall’esterno o in ambiente Cloud, una buona parte delle esigenze sono già coperte. Naturalmente serve organizzare le attività, informare le persone, stabilire i vincoli, i compiti o gli obiettivi. E soprattutto dotare le persone degli strumenti necessari: un computer, un collegamento dati, i software necessari, le credenziali oppure, in alternativa, le regole per poter utilizzare quanto già a disposizione della persona.

E la sicurezza?

La sicurezza e la protezione dei dati è forse il tema più delicato della modalità di lavoro in Smart working. E’ necessario rendere consapevole le persone, che lavoreranno in questa modalità, dei rischi specifici ai quali vanno incontro e ai quali espongono l’azienda, delle prassi da adottare per ridurre i rischi, delle attenzioni da porre nello svolgimento delle attività e nel trattamento dei dati personali, dei vincoli legati alla normativa sulla privacy. E’ utile fornire un vademecum di comportamento e dare una formazione di base, per quanto rapida.

 

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